Avant de répondre à un appel d’offres pour espérer remporter un marché public ou privé, encore faut-il décrypter l’un des documents clés de cette mise en concurrence : le dossier de consultation des entreprises. Qu’est-ce que le DCE ? À quoi sert-il ? Que contient-il ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir.
Dossier de consultation des entreprises : décryptage
Qu’est-ce que le DCE (dossier de consultation des entreprises) ?
Rédigé par le maître d’ouvrage (pouvoir adjudicateur) dans le cas d’un appel d’offres, le dossier de consultation des entreprises est un document essentiel et obligatoire à la mise en concurrence des soumissionnaires d’un marché public. Même s’il n’est pas requis dans le cas d’un marché privé, il est également souvent adressé aux candidats intéressés pour les mettre en concurrence.
Le DCE est composé de l’ensemble des éléments réunis par l’acheteur pour définir ses attentes et détailler les informations nécessaires à la consultation des candidats et à leur participation.
À considérer : depuis la réforme de 2016, on parle de “documents de la consultation”, mais le terme DCE reste majoritairement utilisé.
Dans le cadre d’un marché public, les entreprises intéressées peuvent le télécharger gratuitement sur le profil d’acheteur. Il s’agit d’une plateforme accessible en ligne pour permettre aux acheteurs de déposer leurs documents de la consultation et aux candidats de les consulter.
L’article de loi R2132-5 du code de la commande publique précise certaines dispositions de la dématérialisation de la procédure : “Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.”
À quoi sert-il ?
Le DCE est nécessaire dans le cadre d’un appel d’offres. Il permet :
- À l’acheteur de déterminer ses besoins pour la réalisation de son projet.
- Aux entreprises candidates de connaître toutes les informations utiles pour participer et répondre efficacement à un marché.
Il est impératif de lire ce dossier avec attention pour :
- Ne pas perdre de temps à répondre à des appels d’offres qu’il vous sera difficile de gagner.
- Bien comprendre les attentes de l’acheteur et les détails techniques afin de proposer une réponse à la hauteur de ses exigences, un atout concurrentiel.
Attention : s’il s’agit d’un appel d’offres international rédigé dans une autre langue que le français, ne faites pas l’erreur de négliger l’étape de traduction. En effet, il ne suffit pas de comprendre le sens général du DCE ! Au contraire, faites-le traduire par une agence de traduction spécialisée en la matière. C’est la garantie d’obtenir des données parfaitement traduites et fiables à 100 % par rapport aux documents sources. De quoi vous permettre de saisir précisément tous les éléments communiqués par l’acheteur et de répondre en respectant les spécifications requises.
Les pièces contenues dans le DCE
Un DCE comprend différents types de documents : administratifs, contractuels, financiers et techniques.
Voici les principales pièces à fournir suite à l’annonce publiée par l’acheteur (avis d’appel à la concurrence AAC, anciennement AAPC pour les marchés publics) pour informer les candidats des caractéristiques du marché.
Le règlement de consultation (RC)
Sorte de mode d’emploi, il précise l’ensemble des modalités applicables pour répondre au marché : procédure à appliquer, pièces à remettre par les candidats, mode de transmission, délai de remise des offres, critères de sélection et d’attribution du marché par le maître d’ouvrage…
Bon à savoir : dans le cadre d’appels d’offres internationaux, il est généralement demandé de répondre dans la langue locale. Mais le RC peut indiquer des clauses particulières comme l’obligation de fournir une traduction jurée (assermentée) des documents transmis, et ce afin de certifier qu’ils sont bien conformes aux originaux. Pour effectuer cette mission réalisable uniquement par des experts traducteurs agréés près d’une cour d’appel, recourez à une agence de traduction spécialisée. Elle dispose des profils d’expertise entraduction juridique et technique nécessaires au respect des exigences de l’acheteur. Un atout concurrentiel de bon augure pour remporter le marché !
L’acte d’engagement (AE)
Il s’agit de la principale pièce contractuelle indispensable à la conclusion du marché.
Signé par l’acheteur et l’attributaire, ce document fixe leurs engagements réciproques. Il valide contractuellement leur adhésion aux différentes clauses : prix, durée d’exécution…
Les cahiers des charges
- Cahier des clauses administratives générales (CCAG). C’est le document de référence qui indique les généralités concernant les conditions d’exécution d’un point de vue administratif.
- Cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Il détermine les clauses administratives propres au marché ou à un type de prestations : obligations (garanties, assurances…), conditions de règlement, conditions de vérification des prestations…
- Cahier des clauses techniques générales (CCTG). Il liste les modalités techniques applicables à toutes les prestations que l’attributaire devra mettre en œuvre.
- Cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Il détaille les caractéristiques techniques particulières auxquelles le soumissionnaire doit répondre. Pour en savoir plus sur le rôle du CCTP et sur la manière de le rédiger, consultez notre guide.
Un seul document peut également réunir les clauses techniques et administratives spécifiques à un marché. Il s’agit du cahier des clauses particulières (CCP).
Le bordereau des prix unitaires (BPU)
Généralement contractuel, ce document se présente sous forme d’un tableau.
Il liste l’ensemble des tarifs applicables (prix unitaires de référence fixés par l’acheteur) pour chaque prestation prévue et définie notamment dans le CCTP.
Cette grille tarifaire est principalement fournie dans les marchés publics à bons de commande.
À noter : suivant le mode de passation du marché, le BPU peut être complété par le détail des quantités estimatives (DQE). Appelé également devis quantitatif estimatif, le DQE sert à effectuer la comparaison des tarifs des prestations/produits en précisant les quantités que l’acheteur estime être susceptible de commander.
La décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF)
Ce document décompose les éléments du prix de chaque prestation (quantités, éléments chiffrés…). Il s’agit en quelque sorte d’une combinaison des informations contenues dans le BPU et dans le DQE.
Il permet de réaliser la comparaison globale des offres.
À considérer : le DCE peut également comporter d’autres pièces utiles à la maîtrise d’œuvre notamment pour des marchés de travaux : plan d’emprise foncière, notes de calcul, plans topographiques, plans d’architecte, rapports géotechniques, plan général de coordination (PGC)…
Élément clé de la mise en concurrence dans le cadre des marchés publics, mais aussi privés, le dossier de consultation des entreprises doit être étudié scrupuleusement par les candidats. C’est une étape cruciale afin de bien comprendre les spécificités générales, techniques, administratives et financières du projet de l’acheteur et de proposer une réponse à forte valeur ajoutée. De quoi vous permettre de faire la différence auprès de vos concurrents, voire de remporter l’appel d’offres !